Antrags-Portal

Bei Unklarheiten nachfragen

  • Der Fonds Soziokultur unterstützt bei Fragen zur Antragstellung, Abwicklung oder Budgetierung.
  • Keine Scheu haben und lieber einmal zu viel nachfragen – so lassen sich viele Probleme schnell lösen.

Realistische Erwartungen

  • Mit vorhandenen Ressourcen arbeiten und dabei akzeptieren, dass nicht alle Ideen perfekt umsetzbar sind.
  • Eine gesunde Fehlerkultur leben: Fehler machen gehört zum Lernprozess.

Prozess als Lernerfahrung betrachten

  • Gerade für junge Menschen kann ein U25-Projekt die Chance bieten, sich auszuprobieren und dabei viel Neues zu lernen.
  • Auch wenn manche Dinge nicht wie geplant laufen, sammelt ihr wertvolle Erfahrungen für die Zukunft.

Mutig sein und einfach machen

  • Ein U25-Projekt ermöglicht es, erste Visionen umzusetzen. Traut euch, große Ideen auszuprobieren!
  • Mit Engagement, Offenheit und Vernetzung lässt sich auch mit kleinem Budget eine große Wirkung erzielen.

Frühzeitig planen

  • Möglichst früh mit der Konzeption und Organisation beginnen, um Stress zu vermeiden.
  • Realistische Zeitpläne und Puffer für Verzögerungen einplanen (z. B. für Bürokratie, Absprachen, Werbung).

Ideen eingrenzen und Ziele klar formulieren

  • Definiert klare Projektziele und überlegt euch, was genau erreicht werden soll.
  • Plant nur das, was ihr mit euren Ressourcen wirklich umsetzen könnt. Neue Ideen können für zukünftige Anträge notiert werden.

Finanzplanung vorbereiten

  • Budget realistisch kalkulieren, Puffersumme einplanen.
  • Übersichtliche Dokumentenablage und Absprachen zum Thema Ausgaben/Belege (ggf. separates Konto).
  • Von Anfang an Belege sammeln und sortieren, um Chaos am Schluss zu vermeiden.

Aufgabenverteilung und Teamstruktur festlegen

  • Verschiedene Zuständigkeiten vergeben (z. B. Finanzen, Kommunikation, Programmgestaltung).
  • Auf individuelle Stärken achten: Wer schreibt gern Texte? Wer hat Erfahrung mit Social Media? Wer übernimmt die Künstler*innen-Betreuung?
  • Legt Rollen (z. B. Teamleitung) und klare Kommunikationswege fest, damit alle immer auf dem aktuellen Stand sind.

Kooperationspartner*innen und Netzwerke aufbauen

  • Fachorganisationen und lokale Institutionen oder Vereine ansprechen, die Ressourcen oder Know-how beisteuern können.
  • Scheut euch nicht, Mails zu schreiben oder direkt nachzufragen – viele Kontakte entstehen über persönlichen Austausch.

Safe Space und Zielgruppe berücksichtigen

  • Überlegt euch, wie ihr einen sicheren, diskriminierungsfreien Rahmen schafft, damit alle Teilnehmenden sich wohlfühlen und entfalten können (z. B. neutrale Räume, Bedürfnisse ernst nehmen, niemanden verurteilen).
  • Von Anfang an klären, wen ihr erreichen wollt und welche Bedürfnisse bestehen (z. B. Barrierefreiheit, niedrigschwellige Zugänge).

Regelmäßige Teamtreffen und klare Kommunikation

  • Kontinuierlich über Fortschritte, Schwierigkeiten und Änderungen austauschen.
  • WhatsApp-Gruppen reichen oft nicht aus – nutzt lieber zentral organisierte Tools, Cloud-Ordner oder Projektmanagement-Plattformen.
  • Erstellt ein Protokoll bei Meetings, damit niemand Wichtiges verpasst.

Flexibel bleiben

  • Projekte verlaufen selten strikt nach Plan. Neue Herausforderungen erfordern Anpassungen.
  • Offen sein für kreative Lösungen und Kompromisse – solange das Kernziel nicht aus den Augen verloren wird.

Leitung und Moderation

  • Klar machen, wer die Gruppe anleitet (z. B. Probenleitung, Workshop-Leitung).
  • Methoden bereithalten, um bei Abschweifungen zurück zum Thema zu finden.
  • Zeitmanagement in jeder Sitzung beachten (z. B. detaillierten Ablaufplan, gemeinsame Deadlines).

Teilnehmende aktiv einbinden

  • Raum für Feedback und eigene Ideen schaffen (z. B. Check-in- und Check-out-Runden).
  • Workshops anschaulich und niedrigschwellig gestalten, Fachbegriffe erklären, praktische Übungen nutzen.
  • Hohe Fluktuation ist möglich: Plant lieber Doppel- oder Dreifachbesetzungen für künstlerische Rollen ein, wenn Termine verbindlich sind.

Dokumentation und Überblick behalten

  • Projektverlauf regelmäßig festhalten (Fotos, Notizen, Videoaufnahmen).
  • Finanzen laufend aktualisieren (Ausgaben dokumentieren, Belege abheften).
  • Auch während des Projekts bei Unsicherheiten gerne beim Fonds Soziokultur nachfragen.

Freude am eigenen Projekt zulassen

  • Plant Zeit ein, um das Projekt zwischendurch auch zu genießen oder euch über Erfolge zu freuen.
  • Achtet auf eure eigenen mentalen und emotionalen Kapazitäten (Selbstfürsorge).

Auswertung und Feedback

  • Gemeinsame Nachbesprechung im Team: Was ist gelungen? Was könnte verbessert werden?
  • Sammelt das Feedback der Teilnehmenden, um daraus für zukünftige Projekte zu lernen.

Abrechnung und Abschluss

  • Genug Zeit für die Projektabrechnung (Verwendungsnachweis, Belege) einplanen.
  • Klar verteilen, wer was erledigt (z. B. Einreichung aller Unterlagen an den Fonds, Erstellung des Abschlussberichtes).
  • Gegebenenfalls ein Abschlussgespräch oder eine Abschlusspräsentation vorbereiten.

Netzwerk pflegen

  • Kooperationspartner*innen und Unterstützer*innen danken.
  • Kontakte und Erfahrungen festhalten, damit ihr darauf für nächste Projekte aufbauen könnt.